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Bits & Bytes: La alineación estratégica de los sistemas de información

Angola Telecom refuerza una de las bases de su futuro

Los resultados de las empresas y de las instituciones dependen cada vez más de sus sistemas de información (SI). Por eso, uno de los factores determinantes del éxito de las organizaciones es el correcto planteamiento y gestión de los sistemas de información y tecnológicos.

Postura de Bits & Bytes

La práctica de pensar estratégicamente sobre los sistemas de información todavía no está totalmente asentada en las organizaciones.

Muchas empresas y entidades públicas adoptan una postura de “bits & bytes”, esto es, todavía tratan los sistemas de información como algo que debe ser manejado por especialistas tecnológicos.

No obstante, aunque los responsables de la dirección no sean especialistas en tecnologías de la información, es necesario que sepan alinear las opciones de inversión en tecnologías de la información con la estrategia de la organización. Además, como pasa en todas las áreas funcionales de una organización (financiera, recursos humanos, marketing, producción, etc.) no debe hacerse nada de forma desarticulada, y mucho menos las tecnologías de la información donde las opciones erróneas son más difíciles de corregir.

Es un hecho contrastado que normalmente los SI que soportan las organizaciones se basan en una serie de acciones aisladas que sólo solucionan problemas.

Estas acciones se implementan, frecuentemente, sin un plan estructurado, lo que contribuye al aumento de la complejidad, de los costes y de la inflexibilidad de los SI. Del mismo modo, también contribuyen en al desalineamiento y la divergencia del desarrollo e implementación de los sistemas de información en relación con la estrategia de negocio.

El denominador común a estas empresas es la falta de una arquitectura de SI que estructure y planifique la estrategia de SI, a través de acciones coherentes y acordes a la estrategia de la empresa. Con esto se proporciona un crecimiento sostenido que se traducirá en ventajas competitivas e impulso al desarrollo del negocio.

La Postura del Deslumbramiento Tecnológico

Una postura opuesta, pero igualmente peligrosa para las organizaciones, es la postura basada en el deslumbramiento tecnológico. En este ámbito, las organizaciones tienden a comprar e implementar las soluciones más avanzadas tecnológicamente, sin considerar cuales son las más adecuadas para sus organizaciones. En la mayoría de los casos:

  • Compran funcionalidades que no necesitan;
  • Adoptan funcionalidades sin tener en cuenta las perturbaciones y los costes organizativos asociados;
  • Adoptan sistemas sin tener en consideración la facilidad de utilización para los empleados;
  • Eligen opciones orientadas a las capacidades tecnológicas del SI, sin considerar la combinación costes-beneficios a largo plazo.

Sistemas de Información con Fundamento Estratégico

Las empresas y organizaciones de gran éxito son las que alinean sus SI con su estrategia, que efectúan un Planteamiento Estratégico de Sistemas de Información (PESI).

10 Errores Comunes en las Decisiones y Gestión de las Tecnologías de la Información (TI):

  • Ausencia de liderazgo y dirección del proyecto por parte de la gestión de la dirección.
  • Ausencia de relación entre las TI y las prioridades estratégicas de la empresa.
  • Elección y distribución de las TI en los procesos existentes sin análisis previo ni mejoras.
  • No se implican todos los interesados (stakeholders).
  • Deslumbramiento tecnológico, comprando funcionalidades que no son necesarias, comprometiendo la facilidad de utilización y el alineamiento organizativo.
  • Bajo nivel de comprensión de las opciones de TI y de los proveedores por parte de los niveles más antiguos (senior) de la organización.
  • Conocimientos insuficientes de gestión del proyecto y del riesgo, en el equipo de TI de la organización.
  • Evaluación de propuestas por el coste inicial y no por el coste total de adquisión o por el valor total del proyecto, incluyendo los beneficios del mismo.
  • Insuficiencia de organización de los recursos y de las competencias.
  • Ausencia de métricas de éxito.

El planteamiento estratégico de los SI orienta la inversión de TI hacia los factores más competitivos de las empresas y más importantes de las entidades públicas.

Un PESI debe considerarse una unidad complementaria al Plan Estratégico de la organización, porque se debería apoyar en la estrategia de negocio. Así
es posible definir detalladamente lo que serán las futuras necesidades de información de la organización y las tecnologías, datos, aplicaciones y recursos humanos que van a ser necesarios para un SI que respalde eficiente y eficazmente el desarrollo del negocio.

En cuanto a la sostenibilidad económico-financiera, el PESI es una herramienta estratégica indispensable para la racionalización y la gestión eficiente de
los recursos. El PESI maximiza la reutilización de infraestructuras tecnológicas existentes y optimiza el planteamiento de las inversiones en SI.
Así, la implementación del plan estratégico se realiza en función de las necesidades de la empresa, lo que garantiza una evolución sostenida, con menores riesgos y con previsibilidad respecto a los planes de contingencia e inversión asociados.

En general las tecnologías de la información deben:

  • Reflejar oportunidades de mercado o servicio publico;
  • Servir a objetivos de negocio o de servicio;
  • Satisfacer a los clientes;
  • Reforzar los procesos del negocio;
  • Estar a disposición de las personas de la organización;
  • Generar retorno sobre la inversión.

Considerando la importancia de las TI, se puede decir que “No existen proyectos de tecnologías de la información, pero sí proyectos de cambio estratégico y organizativo que contemplan tecnologías de la información”.

Ing. Mário Torres, Responsable de la Dirección de los Sistemas de Información de Angola Telecom

Las inversiones en tecnologías de la información deben apoyarse en cinco visiones complementarias:

  • Visión del negocio - (Por qué) la razón del proyecto;
  • Visión funcional - (El Qué) o lo que el proyecto va hacer/concretar;
  • Visión tecnológica - (Cómo) qué solución vamos adoptar;
  • Visión de los recursos - (Con qué) con qué coste y el retorno sobre los recursos;
  • Visión de implementación - (Exactamente cómo) “la forma”.

Angola Telecom invierte en su futuro

Angola Telecom tiene en curso la implementación de un Plan Estratégico de Sistemas de Información alineado con la estrategia corporativa, realizado con el apoyo de Leadership Business Consulting.

La conceptualización del PESI de una empresa pública de telecomunicaciones angoleña se estableció considerando un diagnostico previo. Posteriormente, se siguió la identificación de oportunidades de mejora y definición de los objetivos estratégicos del PESI, basados en los objetivos estratégicos globales de la empresa.

Reflexionando sobre lo que la empresa pretende:

• modernización tecnológica,
• conquista del mercado,
• mejorar la capacidad organizativa,
• sostenibilidad económico-financiera

se reveló como fundamental equipar un nuevo sistema de información para conseguir una gestión integrada y global, prestando especial atención a la
Gestión Financiera y de Recursos Humanos (a través de un ERP) y a la gestión de
clientes (a través de sistemas de facturación y de CRM - Customer Relationship Management), y pasando por la reducción de costes de adquisición de los sistemas de
información.

La definición de una arquitectura de información que permita una efectiva distribución de la misma, entre sistemas y aplicaciones, tiene como consecuencia una mejor comunicación en la organización y en la implicación efectiva de los usuarios en la construcción del sistema. Consecuentemente, el grado de confianza en las posibilidades ofrecidas por las aplicaciones aumenta. Además de los sistemas de información, cabe destacar el papel de los procesos y las personas como aspectos esenciales que permiten evaluar el impacto cualitativo de las tecnologías de la información con relación a los resultados globales de la organización. Todas estas variables proporcionan una capacidad de competencia añadida.

El resultado final del PESI de Angola Telecom no se refleja solo en el documento final que mapea las áreas de inversión de los sistemas de información, sino
también en el aumento de la comunicación entre colaboradores y la creación en la organización de un mapa estratégico común. Por otro lado, representa un compromiso de la organización con el imperativo de modernización de sus sistemas de información.

Además, el desarrollo del PESI de Angola Telecom se estableció teniendo en cuenta la necesidad de evolución gradual de aplicaciones estándar con ventajas sobre los desarrollos personalizados. Es importante destacar que PESI dispone de un Plan de Acción donde todas las acciones de desarrollo de los SI se encuentran detalladas en plazos, responsables, objetivos y metas de implementación. Esta información permite identificar desvíos del PESI a través de un modelo de monitorización.

Factores Críticos de Éxito de un PESI

  • Patrocinio y compromiso por parte de la dirección con el desarrollo y las líneas de orientación establecidas por el Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI);
  • Alineación con la estrategia corporativa tanto respecto al desarrollo del negocio como respecto a su plan de inversiones;
  • Correcta descripción y análisis de la situación actual de la organización respecto a los Sistemas y Tecnologías de Información;
  • Identificación de los requisitos funcionales prioritarios para la organización y evaluación pragmática de los fallos entre la situación actual y las necesidades futuras;
  • Establecimiento y cálculo del conjunto de inversiones necesarias, desde el punto de vista de proyectos, con el objetivo de potenciar implementaciones focalizadas e incrementales;
  • Capacidad efectiva de implementación de los proyectos definidos por el PESI;
  • Monitorización de la implementación de los impactos del PESI.

El PESI como Herramienta Potenciadora de un Departamento de Sistemas de la Información

  • Desarrollar una postura más proactiva respecto al progreso de los sistemas de información corporativos;
  • Establecer, previamente, la programación y el planteamiento de los proyectos de los sistemas y las tecnologías de la información;
  • Incrementar la capacidad de gestión de los proyectos, previendo eventuales medidas correctivas en los proyectos y oportunidades de mejora;
  • Adaptar la estructura de la dirección de los sistemas de información de su actividad de inversiones y respectivas implementaciones;
  • Identificar las necesidades de los recursos con antelación para que se puedan incorporar en el presupuesto anual.
 

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