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El Portal Corporativo de Sonangol – Un Motor para la Gestión del Cambio

 Sonangol

Varios factores son los que sitúan a Sonangol, a sus gestores y trabajadores frente a fuertes desafíos dentro del ámbito de la comunicación interna de la organización, en cuanto a sus métodos de trabajo y su propia gestión del conocimiento. Dichos factores son su dimensión como empresa, su dinamismo organizativo, la multiplicidad de sus actividades y su amplia presencia geográfica.

En este contexto, uno de los desafíos más importantes de Sonangol es el desarrollo de mecanismos y herramientas que soporten y dinamicen el continuo proceso de modernización y gestión del cambio al que el Grupo se enfrenta en virtud de la pujanza que la economía angoleña atraviesa.

Fruto de la dinámica de innovación que orienta a los gestores de Sonangol, la Dirección de Tecnologías de Información de la empresa – liderada por el Ing. Álvaro Santos – desarrolló en 2001 la primera versión de un Portal Corporativo, que centra sus funcionalidades en el nivel de la disponibilidad de la información.

Engº Álvaro Santos, Director de Tecnologias de Informação da SonangolEn virtud de la creciente importancia que el Portal Corporativo ha asumido en la actividad de la empresa y de la necesidad de su renovación, la Dirección de Tecnologías de Información de Sonangol decidió elaborar un Plan de Desarrollo para el Portal Corporativo. El objetivo primordial de dicho plan fue la transformación del Portal en una herramienta cotidiana de trabajo de los empleados así como que para que sirviera de soporte a la gestión del conocimiento de la empresa. Leadership Business Consulting fue invitado a la realización de dicho proyecto.

Previo a la realización del proyecto, se realizó un estudio comparativo (benchmark) de los portales corporativos de las principales empresas petrolíferas a nivel mundial, habiendo sido analizadas de forma pormenorizada  los portales corporativos de seis empresas de cuatro continentes - Europa, América, África y Asia.

El benchmark ha permitido contrastar un conjunto de factores críticos de éxito asociados a los portales analizados, entre los que destacan:

  • la disponibilidad de funcionalidades orientadas al día a día de los colaboradores (employee-self-service - B2E);
  • la capacidad de personalización dada a los usuarios;
  • la total integración de todas las aplicaciones corporativas en el Portal;
  • el patrocinio explícito de los directores generales de la organización;
  • la gestión de contenidos de la responsabilidad de una área orgánica creada para tal efecto.

La estrategia definida para la evolución del Portal Corporativo de Sonangol se asienta en el desarrollo progresivo de sus funcionalidades. De este modo, en un período de 2 años el Portal se transformará en un Portal del Empleado en el que sus funcionalidades estarán enfocadas:

  1. a facilitar los procesos internos de la empresa
  2. al acceso a los sistemas de información de la compañía.

 

El objetivo de estos focos es la transformación del portal en la principal herramienta de trabajo de cada uno de los empleados de Sonangol.

Presentación de Sonangol

Sonangol – Sociedade Nacional de Combustíveis de Angola  [Sociedad Nacional de Combustibles de Angola] – es la entidad responsable de la gestión de los recursos de hidrocarburos en Angola, teniendo como principales competencias la gestión de las concesiones de bloques petrolíferos, la búsqueda y producción de petróleo, la distribución de combustible y, próximamente, la refinación de petróleo. Sonangol es la mayor empresa angoleña. Como dato adicional, el sector petrolífero contribuye con cerca del 52% en el total del PIB nacional.

En virtud de su dimensión y de sus necesidades, la empresa ha desarrollado un conjunto de actividades económicas relacionadas con la actividad petrolífera, a través de un conjunto de empresas subsidiarias en los sectores de la aviación, transporte marítimo, logística e, incluso, telecomunicaciones.

Su diversidad y dimensión se reflejan en las 34 empresas que constituyen el Grupo Sonangol, estando compuesta por un total de 10.000 empleados aproximadamente.

En dicho proyecto también se definieron las políticas o líneas de actuación relacionadas con la gestión de contenidos y funcionalidades, con el modelo de gestión de comunicación y de divulgación.

El proceso de transformación del Portal Corporativo de Sonangol está basado en el Plan Estratégico de la compañía. En la actualidad se está implantando dicho proceso de transformación habiéndose aprobado e implementado ya el nuevo layout gráfico establecido en la ejecución del proyecto.

 

 

 

 

Transforme su Intranet en un Portal Corporativo

Intranet

Portal Corporativo

Concepto y visión tecnológicos

Concepto y visión de negocio

Soporta funcionalidades básicas de interconexión

Soporta funcionalidades de negocio

Se accede a partir del sistema operativo

Substituye el ambiente operativo como herramienta de arranque del puesto de trabajo

Facilita el intercambio de e-mails

Elimina la necesidad de intercambio de e-mails

Accesos aumentados de todos los elementos de la empresa

Accesos controlados y jerarquizados, basados en single sign on

No está necesariamente ligado a procesos de negocio

Permite el acceso a todas las herramientas informáticas y a los procesos de negocio

No permite personalización

Permite personalización por departamento y por individuo

No tiene métricas de desempeño

Está asociado a métricas de desempeño de la actividad y del negocio

Aumenta costes (de comunicación)

Reduce sustancialmente los costes organizativos

Efectos aritméticos en la actividad

Efectos multiplicativos en la actividad y en el negocio

No produce efectos duraderos y nucleares

Puede tener efecto transformativo y nuclear

Es unidimensional

Puede ser pluridimensional

Es generalista y no especializado

Puede ser especializado: portal informativo, cooperativo, del trabajador, de negocio, de soporte a la decisión, de gestión de conocimiento, o una combinación de todos.

Recomendación Principal: realización de un Plan de desarrollo del Portal Corporativo, de evolución faseada y customizado a las necesidades de la organización, asociado a la estrategia de la empresa, a las necesidades organizativas y de funcionamiento y soportado por un cálculo de retorno de la inversión. Antes de comprar tecnología – recuede que tecnología no es necesariamente estrategia.

 

Ventajas de la Utilización de un Portal Corporativo

El Portal Corporativo es un medio que contempla los siguientes retos:

1. Relacionados con la gestión de la información y del conocimiento, principalmente:

  1. Incompatibilidades de formatos de ficheros y plataformas – incremento de la interoperabilidad;
  2. Acceso a información por diferentes métodos, incluyendo client software, web browsers, aplicaciones específicas, discos duros individuales;
  3. Organización y catalogación de información publicada de forma desorganizada;
  4. Incapacidad individual para la publicación de información de forma fácil y su diseminación en la organización;
  5. Diferentes formas y métodos de buscar y acceder a información;
  6. Incapacidad de distribuir información de forma que abarque la organización interna y externamente;
  7. Ausencia de herramientas cooperativas on-line;
  8. Sistemas superpuestos con complejos y diferentes interfaces (muchos de ellos sin un browser-based interface).
  1. Relacionados con la reducción de costes y el aumento de la eficacia:
  1. Ausencia de una plataforma de acceso integrado a los procesos de negocio;
  2. Ausencia de una plataforma que permita el reparto efectivo de recursos;
  3. Incapacidad para medir y monitorizar los gastos y los procesos de negocio en tiempo útil;
  4. Ausencia de proceso de soporte a los servicios compartidos.
     

3. Relacionados con la gestión del cambio a favor de objetivos estratégicos y competitivos, principalmente:

  • Ausencia de un polo operativo y permanente de generación de energía organizativa y de motivación y orientación para el cambio;
  • Falta de visibilidad de los procesos de cambio;
  • Ausencia de herramienta potenciadora del trabajo en la red y de actividades transversales;
  • Ausencia de una comunicación y de una experiencia diaria y consistente;
  • Comunicación difusa y difícil de contextualizar para cada departamento y puesto de trabajo.

 

 

 

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