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Portais Públicos Colaborativos - Uma Ferramenta ao Serviço da Modernização da Administração Pública

O caso do Portal Interno do MADRP

Portais Públicos CorporativosA Administração Pública enfrenta, hoje, múltiplos desafios. Alguns são aparentemente contraditórios entre si. Por um lado, existem os desafios relacionados com o aumento do nível de exigência dos cidadãos e das empresas, como o aumento da qualidade do serviço prestado, a modernização e introdução de novos serviços, e a celeridade dos processos de atendimento. Por outro lado, existem os desafios relacionados com o controlo da despesa pública, como a redução de custos de funcionamento, o aumento da eficiência e a eliminação de processos burocráticos.

A conciliação destes desafios pode e deve ser potenciada através da adopção de novos modelos de funcionamento e de novas soluções, suportadas pela utilização das tecnologias de informação e comunicação.

Consciente desta realidade, a Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas (MADRP) foi proactiva e apostou no desenvolvimento de um portal interno, uma ferramenta que permite enquadrar e potenciar novas soluções de funcionamento da Administração Pública. Um Portal Interno propicia o trabalho em rede e colaborativo, melhora o desempenho interno, elimina processos redundantes, funciona numa óptica de serviços partilhados, reduz substancialmente os custos, facilita o trabalho aos funcionários públicos e constitui-se como cola agregadora a nível organizacional.

Adicionalmente, pela sua natureza omnipresente, proporciona um contexto sólido para gerir e motivar as mudanças necessárias, dando visibilidade e reforçando as melhorias realizadas.
Este vasto conjunto de potencialidades permite endereçar simultaneamente um largo espectro de directrizes definidas pela UCMA (Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa), permitindo aos portais internos de cada ministério servir de ferramenta pivot do processo de modernização administrativa.

Margarida Gonçalves

Para Margarida Gonçalves, Senior Consultant no escritório de Lisboa, os Portais Corporativos constituem um meio para ultrapassar um conjunto de desafios  ligados à gestão da informação e do conhecimento, à divulgação da estratégia e à mobilização de toda a estrutura em torno de objectivos comuns bem como, à redução de custos, ao aumento da eficiência processual e à promoção da colaboração na organização.

 

O projecto, desencadeado pela Secretaria-Geral do MADRP, com o apoio da Leadership Business Consulting, consistiu na elaboração de um plano estratégico de desenvolvimento do portal interno e contemplou:

  • a definição de necessidades a satisfazer e das funcionalidades a disponibilizar;
  • a definição da abrangência organizacional do portal (que deverá ser implementado em fases sucessivas por áreas  organizacionais);
  • o apoio na escolha da opção tecnológica;
  • a análise de viabilidade e de retorno sobre o investimento; e
  • o desenvolvimento de um modelo de gestão que garanta a sua correcta implementação e, posterior, manutenção.

Figura 1. Quatro Vectores Estratégicos de Desenvolvimento do Portal Interno

 

Proposta Gráfica para o Portal Interno do MADRP

Proposta Gráfica para o Portal Interno do MADRP

Seis Lições Chave no Desenvolvimento de um Portal Corporativo

Lição nº. 1: Alinhamento com os Objectivos da Organização
Antes de se embarcar num projecto de criação de um Portal Corporativo deve questionar-se sobre os objectivos da organização e de que forma o portal poderá ajudar no alcance desses objectivos.

Lição n.º 2: Controlar o Objectivo Final (Alvo a Alcançar)
O portal corporativo não pode ser “tudo para todos”, ou seja, tem que se ter sempre em mente o alcance final do portal e não procurar construir uma mega plataforma que vá ao encontro de todas as necessidades de todos os utilizadores.

Lição n.º 3: Medição
A necessidade de medir os resultados alcançados com o portal é um factor crítico para avaliar o sucesso dos esforços desenvolvidos. A definição dos indicadores de sucesso deve ser realizada no início de todo o processo, assegurando-se desta forma o alinhamento organizacional.

Lição n.º 4: Não Esquecer o “Como”
Antes de seleccionar a solução de portal é necessário definir a estrutura, serviços e funcionalidades a disponibilizar, nomeadamente: autenticação e ponto único de acesso (single sign-on); directórios de acesso; gestão de conteúdos; sistemas de workflow; e ferramentas de colaboração e de busca.

Lição n.º 5: Planear a Manutenção
Com a implementação do portal haverá um impacto significativo em termos de Help Desk. Desta forma, recursos, tecnologia e tempo deverão ser orçamentados de forma a responder às crescentes necessidades e solicitações.
Adicionalmente, um programa de formação deverá ser posto em prática de       forma a assegurar que os benefícios organizacionais se concretizam.

Lição n.º 6: Olhar o Futuro
Finalmente, um outro aspecto importante é manter sempre um olhar sobre o futuro e equacionar que serviços web estarão disponíveis num horizonte próximo.

 

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